L’heure des séminaires à Punta Cana est révolue et pour cause le réchauffement climatique ! Et pourtant, les évènements professionnels (séminaires, team building, événements clients…) sont des leviers incontournables de prospection, fidélisation et de cohésion des équipes. Alors comment en limiter l’impact sur l’environnement ? Bienvenue dans l’univers des évènements éco-responsables ! Voici les 10 secrets de nos chefs de projet évènementiels pour un event impactant sans vous prendre la tête !
Sommaire :
- Ma vision ou pourquoi un évènement éco-responsable ?
- On fait ça où ? Choisir un lieu green.
- La logistique éco-responsable, ça compte !
- Ramasse les poubelles ! On pense à la gestion des déchets et au recyclage.
- Adieu papier, je t’aimais !
- Une démarche éco-responsable jusque dans l’assiette.
- Touk-touk ou avion ? Option mobilité durable pour venir à votre évènement !
- On sème des graines écolos !
- En chiffre, ça donne quoi ? La mesure de votre impact.
- Le développement durable, on en parle !
1 – Ma vision ou pourquoi un évènement éco-responsable ?
Avant de foncer tête baissée dans la planification de votre événement, prenez un peu de hauteur pour définir la vision éco-responsable que vous souhaitez. Pourquoi un évènement éco-responsable ? Quels sont les enjeux environnementaux que vous voulez relever ? Souhaitez-vous réduire les déchets, minimiser l’empreinte carbone, ou sensibiliser vos participants à des questions environnementales spécifiques ? Posez-vous un ensemble de question lié à votre projet d’évènement pour définir une vision. Ces observations vous permettront de construire un cahier des charges précis et seront un guide tout au long de l’organisation de votre projet.
2 – On fait ça où ? Choisir un lieu green
Le choix de l’emplacement de votre événement est essentiel, car il vous permettra d’aller au bout de votre démarche éco-responsable. Certains lieux prennent en compte la durabilité, ça vaut le coup de faire des recherches sur ce sujet ! Recherchez des endroits respectueux de l’environnement et dotés de certifications écologiques. Certains offrent des options telles que le recyclage, le compostage et l’utilisation d’énergies renouvelables.
Lors du choix du lieu pour votre évènement, privilégiez aussi un lieu central pour vos invités et proche des transports en commun pour optimiser au mieux l’empreinte carbone du mode de transport de vos convives (hé oui, il faut aussi y penser !), on y reviendra plus bas.
3 – La logistique éco-responsable, ça compte !
La planification logistique est cruciale pour le succès de votre événement éco-responsable. C’est souvent la partie la plus critique. Pour optimiser tout ça, travaillez avec des fournisseurs locaux et privilégiez les produits durables. Évitez les articles à usage unique et optez pour de la vaisselle réutilisable. Si vous envisagez de créer des écocup, évitez d’y mettre une date, vous pourrez ainsi les réutiliser.
4 – Ramasse les poubelles ! On pense à la gestion des déchets et au recyclage.
En général, le lieu dans lequel vous ferez votre évènement gère tout ça, surtout si vous l’avez choisi éco-responsable ! Mais si l’organisation de l’évènement se fait dans votre entreprise par exemple, mettez en place une gestion des déchets efficace en disposant des stations de tri sélectif clairement indiquées. Vous pouvez aussi encourager vos participants à recycler et à réduire les déchets en organisant un jeu qui stimule leur engagement.
5 – Adieu papier, je t’aimais !
L’événement éco-responsable signifie souvent dire adieu au papier. Pour être green jusqu’au bout, utilisez des inscriptions en ligne, des badges électroniques, et des applications mobiles pour réduire la consommation de papier.
6 – Une démarche éco-responsable jusque dans l’assiette
Qu’on se le dise, vos invités viendront pour ça… le cocktail, le buffet, les repas. Vous, votre rôle, c’est leur proposer de bons petits plats avec un traiteur qui propose des aliments locaux et des produits de saison pour être cohérent dans votre démarche éco-responsable. Les options végétariennes et bio sont aussi à étudier dans le choix de vos partenaires. Et enfin, pour éviter le gaspillage alimentaire, prévoyez des portions adaptées à votre nombre de participants.
Ne pas oublier de demander à votre traiteur s’il utilise de la vaisselle compostable ou réutilisable (sans plastique !)
7 – Touk-touk ou avion ? Option mobilité durable pour venir à votre évènement !
Promouvoir des options de transport durables est essentiel pour réduire l’impact environnemental de votre événement. Encouragez le covoiturage, offrez des alternatives de transport en commun, ou encouragez le vélo en fournissant des supports pour vélos.
Pour vos participants, on prévoit des solutions de transport respectueuses de l’environnement comme le covoiturage, le train et on évite surtout l’avion !
8) On sème des graines écolos !
Organiser un évènement respectueux de l’environnement peut aussi avoir un impact durable, pour cela n’oubliez pas de sensibiliser et d’impliquer vos participants. Partagez votre vision avec eux et expliquez comment ils peuvent contribuer, dans quel intérêt, pour quel résultat. Vous pouvez même aller encore plus loin en organisant des activités et des ateliers liés à l’environnement pour faire passer des messages de manière ludique. En plus de votre action éco-responsable, vous allez essaimer et faire de vos participants des acteurs plus engagés !
9) En chiffre, ça donne quoi ? La mesure de votre impact.
Après l’événement, évaluez l’impact environnemental réel de votre événement. Combien de m3 de déchets avez-vous évités en passant des gobelets plastiques aux éco-cup ? Combien d’invités sont venus en covoiturage ? Quel pourcentage de partenaires locaux ? Ces données vous permettent non seulement de mesurer votre succès, mais aussi de déterminer des axes d’amélioration pour vos futurs événements. Il existe même des calculateurs en ligne de bilan carbone pour étudier ça en détails.
10) Le développement durable, on en parle !
Enfin, communiquez sur l’organisation de votre événement éco-responsable sur les réseaux sociaux, les blogs, votre site web. Ce partage pourra éveiller d’autres organisateurs à repenser leurs évènements et à s’engager à leur tour dans une démarche plus responsable.
Avec ces quelques conseils, vous voilà prêt à vous lancer dans une démarche créative et orientée développement durable pour vos prochains évènements ! Vous verrez qu’un évènement éco-responsable est un véritable levier d’engagement pour vos invités. Et si jamais vous préférez déléguer l’organisation de ce type d’événement, alors appelez WAM! Notre agence évènementielle avec son label EcoVadis a une véritable sensibilité sur ce sujet et vous accompagne dans l’organisation d’évènements respectueux de l’environnement, de votre image et de votre budget.